Канцеларијска класификација е-докумената

У пословном окружењу, посебно у државним и друштвеним фирмама, код израде уобичајених (на рачунару куцаних) докумената не води се много рачуна о њиховој класификацији. Зато се касније у архивама, у случају потребе, ти документи теже проналазе (не, у оваквим институцијама нису чули за алате попут Google Desktop Search).

Разматрајући овај проблем у фирми у којој радим, увео сам класификацију која је у 2008. години добила коначан облик. Документи су подељени у врсте а свака врста има свој поддиректоријум са називом врсте докумената унутар главног директоријума који носи назив по години у којој је документ израђен.

Структура назива

Сваки документ носи назив према одређеној структури.

Структура назива датотеке
Сваки документ у горњем десном углу садржи ознаку састављену од дела структуре назива датотеке до наставка, т.ј. до тачке, са додатком префикса „Инт. бр.“ (од Интерни број).

Врсте докумената

Она двозначна ознака врсте документа садржи два латинична слова енглеског алфабета која асоцирају на врсту документа према називу врсте. Тако имамо:

  • cn — ценовник
  • dp — допис
  • iz — извештај
  • ob — образац
  • or — одлуке и решења
  • pl — план
  • po — понуда
  • pt — потврда
  • pn — предрачун
  • pp — програм
  • si — синдикат
  • sp — списак
  • ug — уговори и анекси
  • uo — управни одбор

Једино што одступа од установљене номенклатуре су:

  • категорија „акта“ за коју се документи називају према називу акта (нпр. Статут, Систматизација и организација радних места, Пословник о раду Управног одбора, Кодекс пословног понашања и др.)
  • категорија „ситуација“ (попис изведених радова у току месеца и године по позицијама, количинама и ценама) за коју се документи називају према програму радова, редном броју ситуације и врсти (привремена или окончана), па тако имамо нпр. dodatno_odrzavanje_01-privremena, putevi_02-privremena, veliki_park_06-privremena, odrzavanje_12-okoncana, и сл.

Организација и употреба

Према овако установљеној документи се налазе тамо где се и очекује, па их је једноставно пронаћи када је потребан увид у садржај, а према интерном броју. Знамо да се интерни број adp-08-013 налази у /dokumenti/aleksandar/2008/dopis/adp-08-013.odt, док је нпр. msp-07-025 у /dokumenti/milos/2007/spisak/msp-07-025.odt (ili .ods).

Недостаци

Како ништа није савршено, тако ни оваква организација докумената није савршена. Недостатак се не огледа у шуми докумената унутар директоријума My Documents где се документи зову нпр. Ponuda za Peru, Ponuda za Miku, Ponuda za Lazu, Račun za Miku, Račun za Miku 2, Račun za Lazu, Račun za Lazu 2, и слично, већ је основни недостатак који овде (тренутно) постоји непостојање базе информација. Тако се дешава да је потребно пронаћи понуду која је ишла уз уговор за неког наручиоца радова на одређени износ, или „од прилике“ датум давања понуде, а да при томе онај ко тражи тај документ нема интерни број.

Централизована база би требало да садржи следеће информације:

  • интерни број документа
  • датум израде
  • опис документа (предмет)
  • наручилац документа
  • прималац документа
  • износ (понуда, предрачун, уговор)
  • аутор документа
  • напомена

Да бих заокружио организацију и употребу, од почетка пословне 2009. године пустићу у рад једну базу која ће обављати ове послове. За почетак ће то бити једноставна MySQL база са веб сучељем за унос и претраживање (PHP). У ходу ћу вероватно направити неки независан графички клијент, било употребом Qt или Gtk библиотеке.

Објављено од стране

Александар

Самостални веб програмер. Дугогодишње искуство у развоју веб софтвера коришћењем WordPress, PHP, jQuery, HTML5, CSS3 (SASS/LESS).

6 мишљења на „Канцеларијска класификација е-докумената“

  1. Nesto slicno sam i ja pokusao pocetkom 2008. godine u firmi. Medjutim bezuspesno jer se dokazalo da se svako u svom haosu najbolje snalazi. Dok jedan korisnik to radi onako kako bih ja radio, drugi sprema podatke u svoj direktorijum sasvim drugacije i meni nelogicno. Kasnije, ovaj koji sve radi naopako je pronasao brze dokument koji sam mu trazio nego ovaj koji je sve to lepo spremao. Odustao sam od reorganizacije spremanja dokumentacije iz tog jednog jedinog razloga. Naravno, za sada sve radi „besprekorno“ ali se javlja problem kada doticni ode na bolovanje/godisnji/napusti firmu i dodje neko da ga menja, pa ne moze da se snadje. Svidja mi se kako si zamislio, i voleo bih da ti to uspe, ali svestan si da ces morati nadgledati bar mesec dana svakog i „opominjati“ da nije uradio po trenutnom pravilniku. Takodje, cisto radi probe, napravi situaciju da hitno moraju da naprave neki racun/dokument i da ga posalju, recimo za 5 minuta. Primetices da ce da ga snime kako su i navikli. Iako im je tako brze, postace svesni kasnije da je tvoj predlog reorganizacije cudo, naravno, i bilo koji drugi koji je rigorozniji od tog njihovog trenutnog.

    Puno srece :) Ljudi sa svojim navikama su cudo.

  2. @Bogdan: Силом прилике, јесте. Мада, осим што је близу, нема апсолутно никакве предности над послом удаљеним до пола сата од куће. Али искрено. Једва чекам да се одавде преселимо на неку другу локацију.

Оставите одговор

Ваша адреса е-поште неће бити објављена. Неопходна поља су означена *