Zapisi

Kancelarijska klasifikacija e-dokumenata

U poslovnom okruženju, posebno u državnim i društvenim firmama, kod izrade uobičajenih (na računaru kucanih) dokumenata ne vodi se mnogo računa o njihovoj klasifikaciji. Zato se kasnije u arhivama, u slučaju potrebe, ti dokumenti teže pronalaze (ne, u ovakvim institucijama nisu čuli za alate poput Google Desktop Search).

Razmatrajući ovaj problem u firmi u kojoj radim, uveo sam klasifikaciju koja je u 2008. godini dobila konačan oblik. Dokumenti su podeljeni u vrste a svaka vrsta ima svoj poddirektorijum sa nazivom vrste dokumenata unutar glavnog direktorijuma koji nosi naziv po godini u kojoj je dokument izrađen.

Struktura naziva

Svaki dokument nosi naziv prema određenoj strukturi.

Svaki dokument u gornjem desnom uglu sadrži oznaku sastavljenu od dela strukture naziva datoteke do nastavka, t.j. do tačke, sa dodatkom prefiksa „Int. br.“ (od Interni broj).

Vrste dokumenata

Ona dvoznačna oznaka vrste dokumenta sadrži dva latinična slova engleskog alfabeta koja asociraju na vrstu dokumenta prema nazivu vrste. Tako imamo:

• cn — cenovnik
• dp — dopis
• iz — izveštaj
• ob — obrazac
• or — odluke i rešenja
• pl — plan
• po — ponuda
• pt — potvrda
• pn — predračun
• pp — program
• si — sindikat
• sp — spisak
• ug — ugovori i aneksi
• uo — upravni odbor

Jedino što odstupa od ustanovljene nomenklature su:

• kategorija „akta“ za koju se dokumenti nazivaju prema nazivu akta (npr. Statut, Sistmatizacija i organizacija radnih mesta, Poslovnik o radu Upravnog odbora, Kodeks poslovnog ponašanja i dr.)
• kategorija „situacija“ (popis izvedenih radova u toku meseca i godine po pozicijama, količinama i cenama) za koju se dokumenti nazivaju prema programu radova, rednom broju situacije i vrsti (privremena ili okončana), pa tako imamo npr. dodatno_odrzavanje_01-privremena, putevi_02-privremena, veliki_park_06-privremena, odrzavanje_12-okoncana, i sl.

Organizacija i upotreba

Prema ovako ustanovljenoj dokumenti se nalaze tamo gde se i očekuje, pa ih je jednostavno pronaći kada je potreban uvid u sadržaj, a prema internom broju. Znamo da se interni broj adp-08-013 nalazi u /dokumenti/aleksandar/2008/dopis/adp-08-013.odt, dok je npr. msp-07-025 u /dokumenti/milos/2007/spisak/msp-07-025.odt (ili .ods).

Nedostaci

Kako ništa nije savršeno, tako ni ovakva organizacija dokumenata nije savršena. Nedostatak se ne ogleda u šumi dokumenata unutar direktorijuma My Documents gde se dokumenti zovu npr. Ponuda za Peru, Ponuda za Miku, Ponuda za Lazu, Račun za Miku, Račun za Miku 2, Račun za Lazu, Račun za Lazu 2, i slično, već je osnovni nedostatak koji ovde (trenutno) postoji nepostojanje baze informacija. Tako se dešava da je potrebno pronaći ponudu koja je išla uz ugovor za nekog naručioca radova na određeni iznos, ili „od prilike“ datum davanja ponude, a da pri tome onaj ko traži taj dokument nema interni broj.

Centralizovana baza bi trebalo da sadrži sledeće informacije:

• interni broj dokumenta
• datum izrade
• opis dokumenta (predmet)
• naručilac dokumenta
• primalac dokumenta
• iznos (ponuda, predračun, ugovor)
• autor dokumenta
• napomena

Da bih zaokružio organizaciju i upotrebu, od početka poslovne 2009. godine pustiću u rad jednu bazu koja će obavljati ove poslove. Za početak će to biti jednostavna MySQL baza sa veb sučeljem za unos i pretraživanje (PHP). U hodu ću verovatno napraviti neki nezavisan grafički klijent, bilo upotrebom Qt toolkit ili Gtk biblioteke.